Project Templates in OmniFocus
Een beetje GTD fanatiekeling heeft een brute GTD app. Ikzelf heb OmniFocus. Één van de meest uitgebreide lijstenbouw apps die er te krijgen is. Super uitgebreid, en toch miste ik iets..
Als je namelijk druk bezig bent met alles wat je in je hoofd hebt op te slaan in een extern systeem kom je al snel tot de conclusie dat je ook checklists en project templates moet hebben. Voor projecten die vaker terug komen, maar niet regelmatig genoeg om er een herhalend project van te maken.
Want je wil 1x nadenken, en vervolgens altijd het project tot in de puntjes perfect uitvoeren. Keer op keer.
Er zijn vrij weinig GTD apps die hier een feature voor hebben (Jammer!). Maar gelukkig zijn OmniFocus gebruikers enorme nerds, en bouwen ze gewoon een script die deze functionaliteit inbouwt.
In dit geval was die nerd: Chris Sauve. Hij heeft een bizar uitgebreid script gebouwd voor templates in OmniFocus.
Wat je ermee kunt doen is vet handig.
- Project template kopieren naar een nieuw project
- Vervangbare variabelen toevoegen
- Meerkeuze variabelen toevoegen
- Deadlines laten berekenen
- Startdatum laten berekenen
- If.. Then.. Logica toevoegen in je template
- Bijlages laten toevoegen
Check ook zeker even het video’tje van Chris, waarin hij de mogelijkheden laat zien:
Ik gebruik dit script zelf bijvoorbeeld voor de voorbereiding als ik op trainingskamp ga. Ik ga een paar keer per jaar op (karate) trainingskamp, maar weet niet van te voren wanneer dat is (ga niet elk jaar naar dezelfde, en ze zijn niet altijd op dezelfde data).
Zodra ik me heb ingeschreven voor een kamp klik ik het script aan. Script vraagt me wanneer het kamp is, en hoe het kamp heet. Dan de rest gaat vanzelf. Het script maakt een kopie van mijn template (vooral een paklijst). Berekent de deadline (Een dag vóór het kamp is moet mijn koffer ingepakt zijn). Berekent de start datum (2 weken van te voren check ik even of ik nog inkopen moet doen).
Zo vergeet ik dus nooit iets als ik op kamp ga. En als achteraf blijkt dat ik tóch wat ben vergeten, dan voeg ik het toe aan de template zodat ik het de volgende keer in ieder geval niet vergeet. (Ik ben er onder andere achter gekomen dat het handig is om een kledinghaakje mee te nemen, zodat ik mijn karatepak kan luchten tussen de trainingen door.)
Ik gebruik het template script ook voor blogposts. Één template, voor verschillende sites. Zodra ik het script start voor deze template vraagt hij me voor welke site ik wil schrijven (meerkeuze), en waarover ik ga schrijven. Vervolgens kan ik optioneel aangeven of er een deadline aan vast zit.
Afhankelijk van de gekozen site laat hij bepaalde stappen in het project weg, of voegt er een paar toe. Het is namelijk zo dat ik op mijn eigen site (StrategischLui.nl) zelf posts in kan plannen, en bij Lifehacking.nl moet ik dat aan de redactie overlaten. Als ik dus kies om voor Lifehacking.nl te publiceren staat er dat ik even moet doorgeven dat ik een concept klaar heb staan voor publicatie, terwijl er bij StrategischLui.nl zou staan dat ik de post in moet plannen.
Het aanmaken van die templates is even werk (en je moet even snappen hoe het scriptje werkt), maar als het goed is heb je daar uiteindelijk vaak profijt van.