Deze post is onderdeel van mijn serie ‘Efficiënter omgaan met E-mail‘, in deze serie beschrijf ik simpel te implementeren acties waarmee je vele malen sneller je mail kan afhandelen.
Bij de eerste post uit deze serie “Efficiënt emails verwerken in 6 stappen” had ik het al over filters, als je van te voren kan weten wat voor mail het is laat het dan gelijk in Bij de eerste post uit deze serie “Efficiënt emails verwerken in 6 stappen” had ik het al over filters. Als je van te voren kan weten wat voor mail het is, laat het dan gelijk in een mapje komen. De inbox is onvoorspelbaar en daardoor kost dit gedeelte ook de meeste tijd. Als je filters (of regels) instelt voor bepaalde mailtjes kan je een gedeelte van deze onvoorspelbaarheid weghalen en maak je het voor jezelf makkelijker om prioriteiten te stellen. Ook kan je sneller beslissingen nemen als je al iets meer over de mail weet.
Bepaalde (soort) mailtjes standaard al in een mapje of label laten komen, is dus erg handig, maar hoe doe je dat? Helaas kan ik over het hoe hier weinig zeggen; dat is per email programma verschillend. Wél heb ik een paar linkjes om je daarmee op weg te helpen: Outlook, Mail.app, Gmail, Thunderbird.
In deze post zal ik het vooral gaan hebben over de “Wat”. Wat kan je nou sowieso je inbox uit filteren, waarom zou je dat doen en wat levert het je op. Als ik je alvast 7 stuks goede voorbeelden geef, kan je waarschijnlijk zelf nog wel meer verzinnen.
Nieuwsbrieven
Ten eerste de nieuwsbrieven. Je hebt je ongetwijfeld voor nieuwsbrieven aangemeld. Het kan bij bijna elke website tegenwoordig (ook deze website, zie links). Iedereen heeft ze, en bij de meeste mensen komt het fijn in de inbox. Stel een regel in dat deze gelijk in een mapje komen in plaats van in jouw inbox. Je kan namelijk makkelijk van te voren weten dat het weer een nieuwsbrief is. Nieuwsbrieven hebben totaal geen prioriteit; het stoort dus alleen maar als jij je inbox leeg wilt krijgen. Als je zelf een moment bepaalt dat jij in dit mapje gaat kijken, stoort het je nieuwsgierigheid niet die je waarschijnlijk aanwakkert als je het telkens je inbox uit moet verwerken. Meer rust in je hoofd dus als je nieuwsbrieven direct in een daarvoor bestemd mapje laat komen in plaats van in je inbox.
CC
CC’tjes zijn voor veel mensen een last. Vaak wordt bij het verzenden van een mailtje gedacht “Als ik mijn leidinggevende als CC zet, maak ik vast meer indruk en krijg ik dit snel voor elkaar” of “Waarschijnlijk wil mijn baas dit wel weten, laat ik hem/haar maar eventjes als CC zetten”. Het wordt dus vaak gebruikt als soort van dreigement of met het idee dat het nooit kwaad kan dat je iets extra’s weet. Stel nu dat je die leidinggevende bent die al die CC’tjes krijgt; dat loopt al snel in de honderden mailtjes per dag die niet eens echt aan jou gericht zijn! Dat kan dus veel overlast veroorzaken en jij hebt toch zeker wel wat beters te doen. Ik wil dus adviseren om een regel aan te maken waarmee je alle CC’tjes direct in een CC mapje laat komen, ook deze mailtjes hebben géén prioriteit. Als er echt iets in stond wat je had moeten weten, hoor je het vanzelf; dan krijg je de vraag “Had je dat mailtje nog gezien? Die van vorige week naar Kees”, op dat moment kan je het altijd nog opzoeken of navragen waar het over ging.
Project
Alle mailtjes over een bepaald project eindigen vaak wel in een daarvoor bestemd mapje. Waarom niet een regel instellen zodat ze daar al gelijk beginnen? Dit scheelt je een handmatige actie en geef je bij het verwerken van je email wat extra info zodat je sneller prioriteiten kan stellen en sneller keuzes kan maken. Zelf stuur ik vaak een mailtje met in het onderwerp tussen blokhaken het project, bijvoorbeeld: “[Read it Better] Feedback”. Zo geef je aan over welk project het gaat, dan kan de ander het gelijk filteren. Dit is misschien niet met iedereen af te stemmen maar het kan natuurlijk ook dat je met een bepaalde klant alleen te maken hebt voor één project, dan kan je op basis daarvan een regel aanmaken.
FYI
Zoals bij CC’tjes ook al naar voren kwam; over het algemeen hebben mailtjes die verstuurd zijn om het feit van “het kan nooit kwaad dat je hiervan op de hoogte bent” geen of heel weinig prioriteit. Deze mailtjes zijn redelijk lastig om een regel voor aan te maken. De enige manier om dit goed te krijgen is goed jullie onderwerp prefixes afstemmen. Laat iedereen in hun onderwerp “FYI:” zetten als iets ter info is maar geen actie bevat. Dan kan je mailtjes filteren op die tekst en doorlezen op een moment dat jou goed uitkomt. Als je op info zit te wachten kan je dit direct terug vinden, zit je dat niet dan heeft dit waarschijnlijk weinig prioriteit.
Social Networks
Van Social Networks (te denken aan: Hyves, Facebook, Twitter, LinkedIn, etc) krijg je opvallend veel notificatiemail. Ik heb regels die ervoor zorgen dat dit alles in een daarvoor bestemd mapje komt; allemaal bij elkaar. Er zijn mensen die ze liever allemaal in aparte mapjes hebben maar dat is je eigen keuze. Ze hebben in ieder geval niets te zoeken in de inbox want je kan heel goed voorspellen wat het is.
Facturen
Terugkerende facturen kan je ook heel makkelijk automatisch uit je inbox laten weg filteren. Vaak gaat het hier om automatisch betaalde facturen en hebben ze dus geen prioriteit; eigenlijk is het mailtje dan meer een formaliteit. Ik krijg bijvoorbeeld regelmatig facturen van iTunes die automatisch al lang betaald zijn (of de producten waren gratis), deze worden dus netjes gelijk weggestopt in een mapje omdat ze op dit moment voor mij geen prioriteit hebben.
#w4
Dit is een geniale en totaal andere dan alle bovenstaande. Wist je dat de filters/regels ook van toepassing zijn op de mail die jij verstuurd? Daar gebruik ik deze voor. Als je mailtjes verstuurd met een vraag kan je het onderwerp prefixen met “VRG:” en een regel maken die alle mailtjes met vragen in een mapje “Wachten Op” zet, want je wacht op antwoord. Hoewel dit een mooi begin is vind ik het te beperkt. Wat nou als jij reageert op een mailtje van iemand? Dan heb jij het onderwerp niet geschreven. Ook is het niet altijd een vraag waar je op antwoord wacht. Als ik een mailtje verstuur waarbij ik wacht op een reactie of tot een actie is uitgevoerd dan zet ik helemaal onderaan het mailtje #w4, als afkorting voor Waiting4 (oftewel: ik wacht op je). Alle mailtjes die deze tekst bevatten komen in mijn “@Waiting” mapje (de @ zodat dit mapje bovenaan staat). Nu kan ik makkelijk, één keer per week kijken hoe het hiermee staat; heb ik al reactie? Eventueel kan ik dan een nieuw mailtje sturen, gaan bellen, @Waiting verwijderen of het nog een weekje uitstellen.
Beste Niels,
Net ook even je andere post gelezen over efficienter omgaan met mails, deze post sluit hier mooi op aan. Ga hier maandag eens vol frisse moed mee bezig!